Skapa och skicka en e-faktura
1. Fyll i all nödvändig information angående ditt företag och din kund.
2. Gå till Fakturor -> Ny faktura och skapa fakturan som vanligt. Om du vill lägga till ett referensnummer som du fått av kunden kan du lägga till det i fältet Er referens.
3. Då du har skapat fakturan, klicka sedan på menyn Godkänn och skicka uppe till höger och välj e-faktura.
4. Om du inte har fyllt i dina kontaktuppgifter öppnas ett fönster där du kan fylla i dem. Du bör fylla i alla fält som är markerade med en blå stjärna (*). Det samma gäller din kunds kontaktuppgifter.
5. Klicka till slut på Godkänn och skicka. Din faktura skickas till Basware, sedan via dem till din kunds e-faktureringsoperatör och slutligen till din kunds fakturahanteringssystem.
Observera att leveransen inte kan stoppas efter att du har skickat fakturan!
Nödvändig information för att skicka en e-faktura:
E-fakturor skickas med avsändarens och mottagarens e-faktureringsadresser. Detta kan ses på samma sätt som hur mobiltelefoner fungerar - alla måste ha ett telefonnummer som identifierar både den som ringer och den som svarar.
För att du skall kunna skicka en e-faktura bör du inkludera:
1. Ditt företags kontaktuppgifter:
Du bör antingen ha ett organisationsnummer eller momsregistreringsnummer för att kunna skicka e-fakturor. Du behöver inte ha en egen e-faktureringsadress.
2. Kundens uppgifter:
- Kolla att din kund kan motta e-fakturor.
- Kolla vilken e-faktureringsleverantör din kund använder, Zervant använder Basware. Du kan kolla om din kunds leverantör är kompatibel med Basware.
- Kolla att alla obligatoriska fält är ifyllda (med den blåa stjärnan).
- Kolla att e-faktureringsadressen är korrekt och i rätt format. Du kan kolla uppgifterna i registret för e-faktureringsadresser.
3. De fält som din kund vill att du fyller i för fakturan.
Till exempel kan detta vara ett inköpsordernummer eller en referens från din kund i samband med den ursprungliga beställningen för att identifiera fakturan (t.ex. kontaktpersonens namn eller ett projektnummer). Dessa kan du lägga till i fälten:
Köparens inköpsordernummer och Köparens referens.
Kom ihåg att kolla upp din kvot för e-fakturering/fakturering per post i ditt premiumavtal. Observera att eventuella testfakturor, skickade per post eller som e-faktura räknas med i kvoten. Du kan bland annat kolla hur många fakturor som du har kvar att skicka under fliken Hem (till höger).
Kontrollera status på din skickade e-faktura
Under fliken historik kan du se e-fakturans status efter att du har skickat den.
- Om din faktura har levererats är fakturans status E-faktura levererad till mottagaren.
- Om fakturan inte har levererats är fakturans status Leverans av e-faktura misslyckades.
- Om fakturan har statusen "Leverans försenad", kan det betyda att fakturans leverans kommer att misslyckas och man kan börja kolla upp, vad som kan vara fel.
Vänligen notera, att kvoten för premium-leveranser minskar varje gång du skickar iväg en e-faktura, oavsett om den levereras till mottagaren eller inte. Ifall du får ett felmeddelande av att fakturan inte kan levereras, och du inte kommer på en klar orsak varför, vänligen hör med vår kundsupport istället för att skicka fakturan flera gånger.
Läs mer om de vanligaste orsakerna som leder till att leveransen av e-fakturor misslyckas.