Skicka e-fakturor

Skapa och skicka en e-faktura

1. Fyll i all nödvändig information angående ditt företag och din kund.

2. Gå till Fakturor -> Ny faktura och skapa fakturan som vanligt. Om du vill lägga till ett referensnummer som du fått av kunden kan du lägga till det i fältet Er referens

3. Då du har skapat fakturan, klicka sedan på menyn Godkänn och skicka uppe till höger och välj e-faktura. 

Välj e-faktura från menyn för att skicka fakturan

4. Om du inte har fyllt i dina kontaktuppgifter öppnas ett fönster där du kan fylla i dem. Du bör fylla i alla fält som är markerade med en blå stjärna (*). Det samma gäller din kunds kontaktuppgifter. 

1.png

5. Klicka till slut på Godkänn och skicka. Din faktura skickas till Basware, sedan via dem till din kunds e-faktureringsoperatör och slutligen till din kunds fakturahanteringssystem.

 

Nödvändig information för att skicka en e-faktura:

E-fakturor skickas med avsändarens och mottagarens e-faktureringsadresser. Detta kan ses på samma sätt som hur mobiltelefoner fungerar - alla måste ha ett telefonnummer som identifierar både den som ringer och den som svarar.

För att du skall kunna skicka en e-faktura bör du inkludera:

1. Ditt företags kontaktuppgifter:

Du bör antingen ha ett organisationsnummer eller momsregistreringsnummer för att kunna skicka e-fakturor. Du behöver inte ha en egen e-faktureringsadress.

2. Kundens uppgifter:

  • Kolla att din kund kan motta e-fakturor.
  • Kolla vilken e-faktureringsleverantör din kund använder, Zervant använder Basware. Du kan kolla om din kunds leverantör är kompatibel med Basware
  • Kolla att alla obligatoriska fält är ifyllda (med den blåa stjärnan). 
  • Kolla att e-faktureringsadressen är korrekt och i rätt format. Du kan kolla uppgifterna i registret för e-faktureringsadresser.

3. De fält som din kund vill att du fyller i för fakturan.

Till exempel kan detta vara ett inköpsordernummer eller en referens från din kund i samband med den ursprungliga beställningen för att identifiera fakturan (t.ex. kontaktpersonens namn eller ett projektnummer). Dessa kan du lägga till i fälten:
Köparens inköpsordernummer och Köparens referens.

Kom ihåg att kolla upp din kvot för e-fakturering/fakturering per post i ditt premiumavtal. Observera att eventuella testfakturor, skickade per post eller som e-faktura räknas med i kvoten. Du kan bland annat kolla hur många fakturor som du har kvar att skicka under fliken Hem (till höger).

Kontrollera din kvot för e-fakturor och fakturor skickade per post



Kontrollera status på din skickade e-faktura

 Under fliken historik kan du se e-fakturans status efter att du har skickat den.

Du kan kontrollera e-fakturans status under fliken historik

  • Om din faktura har levererats är fakturans status E-faktura levererad till mottagaren.​
  • Om fakturan inte har levererats är fakturans status Leverans av e-faktura misslyckades
  • Om fakturan har statusen "Leverans försenad", betyder det oftast att fakturans leverans kommer att misslyckas och man kan börja kolla upp, vad som kan vara fel. 

Läs mer om de vanligaste orsakerna som leder till att leveransen av e-fakturor misslyckas.

Var denna artikel till hjälp?
0 av 0 tyckte detta var till hjälp
Har du fler frågor? Skicka en förfrågan