Skapa återkommande fakturor

Om du har ett avtal med en kund där du levererar samma tjänst eller produkt med jämna mellanrum, kan du ställa in en återkommande faktureringsprofil i Zervant. Detta tillåter dig att automatiskt skapa och skicka fakturor till kunden med ett fast tidsintervall. Fakturor som skapas med den återkommande faktureringsprofilen hittar du under fliken Fakturor och du kan redigera dessa som vanligt. Vänligen notera att återkommande fakturor är en premiumtjänst, vilket innebär att dessa är tillgängliga för kunder med ett premiumavtal (gäller Pro-avtalet och uppåt).  

 

Ställ in en återkommande faktureringsprofil

1. Det finns tre olika sätt att skapa en återkommande faktureringsprofil. Det första alternativet är att välja Återkommande profiler och trycka på Ny återkommande profil. Du kan även skapa en ny profil då du skapar en ny faktura genom att klicka på pilen vid Ny faktura och välja Ny återkommande profil. Det tredje alternativet är att aktivera alternativet Återkommande på högra sidan under Fakturering, då du skapar en ny faktura.
 
Skapa en återkommande faktureringsprofil under fliken Fakturor
 
2. En ny ruta öppnas ovanpå fakturan. Här kan du ställa in datumet för den första fakturan (detta ersätter fakturans datum, observera att datumet inte kan väljas bakåt i tiden), samt Frekvensen - d.v.s. hur ofta faktureringen ska ske:
  • Månatligen (samma dag som första fakturan)
  • Månatligen (månadens sista dag - ändrar även första fakturans datum)
  • Varje vecka
  • Varannan vecka
  • Per kvartal 
  • Halvårligen
  • Årligen
B.png
 
3. Välj Varaktighet för profilen, dvs. hur många gånger fakturan återkommer, antingen ett begränsat eller obegränsat antal gånger.
 
4. Välj Leveransmetod. Du kan välja Skapa och skicka via e-post eller Skapa endast.

Genom att välja Skapa och skicka via e-post kan du klicka på Redigera meddelandet för att öppna modalen för återkommande fakturasändning, där du kan ställa in mottagarna och redigera meddelandet. Observera att e-postens ärende ställs in automatiskt och kan inte redigeras. För närvarande är det inte heller möjligt att lägga till bilagor till återkommande fakturaprofiler.

Genom att välja Skapa endast, skapas endast första fakturan i serien, men ingen faktura skickas ännu och den återkommande faktureringsprofilen måste aktiveras vid ett senare skede.
För närvarande är det endast möjligt att skicka återkommande fakturor via e-post, men du kan manuellt skicka återkommande fakturor som e-faktura eller per post genom att välja den skapta fakturan från fakturalistan och klicka på Fler >Skicka som e-faktura eller Skicka per post.

5. Välj om du vill att vi meddelar dig varje gång en faktura skapas eller skickas genom att kryssa för motsvarande ruta. 

6. Klicka på Förhandsvisa för att granska den första fakturan och för att se inställningarna för den återkommande faktureringsprofilen. Genom att välja Spara som utkast sparas faktureringsprofilen som ett utkast och aktiveras inte. Genom att klicka på Påbörja återkommande faktura aktiveras den återkommande faktureringsprofilen. Profilen börjar skapa fakturor från och med det datum som du har angett för profilens första faktura. Första fakturan skapas genast om datumet för första fakturan är idag.

 

 

Håll reda på återkommande faktureringsprofiler

Skapade återkommande faktureringsprofiler kan hittas under fliken Återkommande fakturor på fliken Fakturor. All nödvändig information gällande profilerna och deras status hittas där, inkluderat Kunder, datum för skapande, Frekvens, Antal skapade (d.v.s. hur många fakturor som har skapats hittills) och Status (Aktiv, Oaktiv eller Slutförd) 

  • Aktiv utmärker de profiler som för närvarande skickar fakturor.
  • Oaktiv innebär de profiler som är avbrutna (d.v.s. fakturorna skickas inte för tillfället).
  • Slutförd innefattar de profiler där alla fakturor i profilen har skickats (dessa kan inte återaktiveras).
Genom att välja en profil från listan kan du ändra status på dina profiler, granska leveranshistoriken, se när nästa faktura skapas och redigera återkommande profiler för att ändra på kommande fakturor. Du kan även radera en återkommande faktureringsprofil genom att välja den i listan och sedan klicka på Radera.  
 
Zervant

 

Tips för återkommande fakturor:

  • Om det valda datumet för en återkommande faktureringsprofil är den 31:a varje månad, skapas/skickas fakturorna dagen före den 31:a under de månader som har mindre än 31 dagar.
  • När man väljer Månatligen (månadens sista dag) som frekvensen för en återkommande faktura, kommer datumet för första fakturan att automatiskt byta till sista dagen av nuvarande månad.  
  • Informationen i e-posten kommer att vara samma för varje faktura som skickas till kunden, förutom det exakta fakturanumret som står i ämnet för e-posten.
  • Du får ett meddelande under Historik om det uppstår några problem med din återkommande faktura.
  • Om du raderar en återkommande faktureringsprofil kommer den inte att synas tillsammans med övriga Raderade fakturor. Observera att den kan inte återskapas efter att den har raderats.
  • Återkommande faktureringsprofiler stöder inte betalningsplaner
Var denna artikel till hjälp?
0 av 8 tyckte detta var till hjälp
Har du fler frågor? Skicka en förfrågan