Bij het factureren van je klanten kunnen betalingsreferenties erg belangrijk zijn. In dit artikel leggen we uit wat betalingsreferenties zijn en hoe je deze met Zervant aan je facturen toevoegt.
Wat zijn betalingsreferenties?
Een betalingsreferentie is een referentie die je klant moet gebruiken bij het betalen van een factuur. Dankzij deze referentie kun je een ontvangen betaling koppelen aan een openstaande factuur. In tegenstelling tot andere referentievelden in Zervant (denk aan referentie of PO-nummer van de koper), ben jij meestal degene die deze referentie verstrekt.
Standaarden voor betalingsreferenties
Op dit moment bestaan er verschillende standaarden voor betalingsreferenties, afhankelijk van het land in kwestie. Wel probeert de EU aan de hand van een ISO-norm een Europese standaard hiervoor te creëren. Gebruikers zijn niet wettelijk verplicht om voor een bepaalde standaard te kiezen, dus het is puur een kwestie van locatie.
Waarom zijn standaarden voor betalingsreferenties zo belangrijk?
Zervant wil marktleider op het gebied van e-facturatie worden. Om dat te realiseren, moeten betalingsreferenties aan bepaalde regels voldoen die door verschillende partijen binnen e-facturatienetwerken zijn opgesteld:
- Wij moeten aan onze e-facturatiepartner Basware doorgeven welke standaard de betalingsreferentie volgt, dus we moeten weten welke standaard onze gebruiker wil.
- De betalingsreferentie moet in een specifiek formaat zijn. Sommige banken weigeren namelijk ongeldige betalingsreferenties voor bankoverschrijvingen.
Welke standaarden ondersteunt Zervant?
De Europese standaard (ISO-norm)
Een alfanumerieke tekenreeks van maximaal 25 tekens die begint met de letters 'RF'.
Wanneer je voor deze standaard kiest, vult Zervant automatisch de letters 'RF' in. Daarna vul je zelf de 3 à 23 resterende tekens in.
De Finse standaard
Een numerieke tekenreeks met 4 tot 20 cijfers. Het laatste cijfer is een controlesom.
Wanneer je een factuur maakt, vult Zervant automatisch een nummer in op basis van het factuurnummer en voegt het de controlesom toe. Je kunt echter ook je eigen referentienummer gebruiken.
De Belgische standaard
Deze standaard gebruikt een visuele tekenreeks die als volgt opgebouwd is: +++ 3 cijfers / 4 cijfers / 5 cijfers / +++ (bijvoorbeeld +++010/8068/17183+++). De laatste 2 cijfers in deze reeks zijn een controlesom.
Zervant vult deze cijfers automatisch in en kiest hiervoor willekeurige getallen. Deze getallen kun je niet aanpassen.
Hoe gebruik je de referentietypen
Je kunt de betalingsreferenties als volgt instellen:
- van de factuur >Instellingen in de rechterkolom >Zichtbare referenties
- in het veld >Betalingsreferentie in jouw factuur
- standaard in >Mijn Account >Facturatie-instellingen onder >Zichtbare referenties
