Aan de slag met e-facturatie

Wat is een e-factuur?

E-facturatie of elektronische facturatie is een manier om facturen naar het factuurverwerkingssysteem van je klant te sturen, zonder enige vorm van handmatige verwerking. Handmatige verwerking is dus niet nodig, in tegenstelling tot wanneer je de klant een factuur per e-mail toestuurt. De klant hoeft alleen maar te kiezen of hij de factuur betaalt of niet, en de rest wordt automatisch gedaan. Zervant gebruikt Basware als partner om facturen bij de juiste ontvanger te bezorgen.

 

Waarom zou ik e-facturen versturen?

E-facturatie helpt je klanten om facturen sneller en efficiënter te betalen, omdat e-facturen direct wanneer je ze verstuurt door hun factuurverwerkingssysteem worden ontvangen (in tegenstelling tot een factuur die je per post verstuurt, wat enkele dagen kan duren). Daarnaast verwerken grote bedrijven hun facturen meestal in één soort software om de efficiëntie te verbeteren. Om deze reden kiezen veel van hen nu voor e-facturatie. E-facturatie bespaart kosten (bijv. papier, printen en opslag) vergeleken met traditionele methodes. Daarom is het ook goed voor het milieu!

Meer informatie over e-facturatie vind je in onze video (Engels).

 

Hoeveel kost dit?

E-facturatie in Zervant is onderdeel van onze betaalde abonnementen. Daarom is deze service gratis voor je klant.

 

Benodigde gegevens voor het versturen van e-facturen

E-facturen worden verstuurd met het e-facturatieadres van de zender en ontvanger. Dit werkt in principe op dezelfde manier als bij mobiele telefoons - iedereen heeft een nummer nodig, zowel om te bellen als om gebeld te worden. Om een e-factuur te verzenden moet je de volgende gegevens toevoegen:

1. De contactgegevens van je eigen bedrijf: Je hebt een bedrijfsregistratienummer of btw-nummer nodig om e-facturen te versturen.

2. De gegevens van je klant:

  • Controleer of je klant e-facturen kan ontvangen
  • Controleer of het e-facturatieadres van je klant juist en in het juiste formaat is
  • Controleer welke e-facturatiedienstverlener je klant gebruikt (optioneel, alleen in Finland). Zervant werkt met Basware als e-facturatiedienstverlener. Je kunt hier een lijst van beheerders vinden die compatibel zijn met onze partner

3. De verplichte velden/referenties die je voor je klant op de factuur moet invullen: Dit kan bijvoorbeeld het PO-nummer (bestelnummer), het betalingskenmerk of het referentienummer van de koper zijn. Je kunt deze toevoegen in je factuurvenster onder >Instellingen>Zichtbare referenties.

 

Vergeet niet te controleren of je genoeg e-facturatie-/postleveringen over hebt in het quotum van je betaalde abonnement. Let op: testfacturen verzonden per post of als e-factuur tellen ook mee voor je quotum. Je kunt controleren hoeveel leveringen je nog hebt in het overzicht van je abonnement >Mijn Account >Mijn Abonnement. Als je meer e-facturen moet verzenden, kun je je abonnement upgraden:
Quota_in_mijn_abonnement.png

 
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen