A) Hoe moet ik mijn facturen bewaren?
Als je bedrijf btw-plichtig is, moet je de door jouw bedrijf uitgegeven facturen bewaren. Hoe lang je de facturen moet bewaren, hangt af van het land waar je belasting-/btw-plichtige bedrijf is geregistreerd.
Let op het volgende als je facturen opslaat:
- Gegevens mogen op elke manier opgeslagen worden, zolang de belastingplichtige persoon/het btw-plichtige bedrijf er altijd direct toegang tot heeft.
- De integriteit en leesbaarheid van de gegevens moeten de hele periode gegarandeerd zijn.
- Iedere digitaal verzonden factuur moet digitaal worden opgeslagen samen met de digitale ondertekening.
- Zorg dat je kopieën van alle facturen bewaart, zelfs als je ze annuleert of verkeerd hebt aangemaakt.
- Alle creditnota's moeten als factuur worden beschouwd en aan dezelfde regels voldoen.
B) Moet je facturen aanmaken?
Volgens Europese regelgeving is een factuur vereist:
- In de meeste transacties tussen bedrijven (B2B) en sommige transacties tussen een bedrijf en een consument (B2C). Er kunnen ook landelijke regels zijn die bepalen voor welke transacties er een factuur nodig is.
- Bij B2B-transacties zijn facturen gewoonlijk vereist als goederen of diensten worden geleverd aan een ander bedrijf of rechtseenheid (bijvoorbeeld een vereniging of overheidsinstelling). Er zijn echter enkele uitzonderingen op deze regel.
C) Wat moet een factuur altijd bevatten?
- De volledige naam en het adres van je bedrijf (ook is het verstandig om je KvK- en btw-nummer te vermelden)
- De volledige naam en het adres van de klant
- Het totaalbedrag
- Betalingsgegevens
- Een omschrijving van het aantal en het soort geleverde goederen OF een omschrijving van de geleverde diensten
- De productprijs per eenheid (excl. belastingen, kortingen of vergoedingen, tenzij deze deel uitmaken van de eenheidsprijs)
- De transactie- en betalingsdatum (alleen als deze verschillen van de factuurdatum)
Het btw-tarief - Het btw-bedrag
- De btw-tarieven waaruit het btw-bedrag is opgebouwd of vrijstelling
- De wisselkoers (als de valuta afwijkt van je nationale valuta)
- Factuurnummer
In sommige gevallen kan een vereenvoudigde factuur worden uitgegeven. Deze factuur moet de volgende informatie bevatten:
- Datum van uitgifte
- Het btw-nummer van de leverancier
- Het soort geleverde goederen of diensten
- Het btw-bedrag (of informatie over de berekening)
- Een specifieke en duidelijke verwijzing naar een voorgaande factuur en welke gegevens zijn aangepast (op een creditnota, debetnota of een ander factuurdocument)
Bij bovenstaande punten gaat het alleen om de minimaal benodigde informatie. Je kunt aanvullende informatie vermelden.
Andere informatie die vaak wordt vermeld op een factuur:
- Referentienummer: om de factuur te kunnen koppelen aan het bedrag op een bankafschrift
- Ordernummer: vaak vraagt de klant naar een ordernummer om de factuur naar de juiste afdeling door te sturen en om de factuur te koppelen aan de oorspronkelijke bestelling (ook wel bestelnummer, PO-nummer of afdelingsnummer)
- Naam van de ontvanger of de afdeling die de factuur goedkeurt