In dit artikel leggen we in het kort uit hoe je een factuur kunt verwijderen of bewerken. Je kunt een factuur op verschillende manieren bewerken of verwijderen, afhankelijk van het type factuur en de status ervan.
Conceptfacturen
Conceptfacturen kun je onbeperkt wijzigen of verwijderen. Houd er wel rekening mee dat je een conceptfactuur niet meer kunt herstellen als je deze eenmaal verwijderd hebt. Klik hier voor meer informatie over de verschillen tussen conceptfacturen en goedgekeurde facturen.
Goedgekeurde facturen
Wanneer je een factuur goedkeurt, wordt het een juridisch document met zijn eigen factuurnummer. Je kunt een goedgekeurde factuur niet wijzigen of verbeteren door deze als betaald te markeren. Wijzig de status van de factuur en klik vervolgens rechts bovenin op >Wijzig. Houd er rekening mee dat je de klant en het factuurnummer niet kunt veranderen.
Facturen kunnen ook worden verwijderd. Hiervoor ga je naar het menu rechts bovenin en klik je op >Meer >Verwijder.
Omdat je facturen vanwege boekhoudkundige regelgeving niet definitief mag verwijderen, worden deze in plaats daarvan gearchiveerd in de map >Meer>Verwijderde. Factuurnummers van verwijderde facturen kun je niet opnieuw gebruiken.
Handige tips
- Wil je een factuur die gemarkeerd is als betaald wijzigen of verwijderen? Pas de status eerst aan naar niet betaald en dan kun je de factuur wijzigen of verwijderen. Heb je voor de factuur in kwestie al een betaling ontvangen? Gebruik dan niet deze methode, maar maak liever een creditnota.
- Verwijderde facturen worden niet opgenomen in je verslagen, maar je kunt ze wel als csv-bestand downloaden. Selecteer daarvoor de map >Facturen >Meer >Verwijderde. Klik vervolgens op het grijze hamburgermenu bij de lijst facturen om een csv-bestand te downloaden.
- Als je een factuur per ongeluk hebt verwijderd, kun je deze niet meer terughalen. Je kunt er wel een kopie van aanmaken door de verwijderde factuur uit de map te selecteren en te klikken op >Meer >Kopiëren als nieuwe. De nieuwe factuur krijgt het volgende factuurnummer in je nummering.
- Creditnota die aan een factuur is toegevoegd: je kunt de oorspronkelijke factuur bewerken zoals hierboven is omschreven. Onthoud wel dat de wijzigingen die je in de factuur doorvoert, niet op de creditnota worden toegepast. En aangezien je creditnota's niet kunt bewerken, kan het wijzigen van de oorspronkelijke factuur ertoe leiden dat je verslagen onjuist worden. Als je een factuur verwijdert waarvoor je een creditnota hebt gemaakt, wordt die creditnota ook automatisch verwijderd.