Créer un profil de récurrence

Si vous avez un accord avec votre client concernant un service ou un produit que vous lui facturez régulièrement, vous pouvez paramétrer un profil de récurrence. Ceci vous permettra de créer une facture qui se répète à intervalle régulier. Les factures créées par un profil de récurrence apparaissent sous l'onglet Factures et peuvent être gérées normalement. Notez que ceci est un Service Premium, vous aurez besoin d’un abonnement premium pour en profiter (à partir de Pro). 
 

Comment créer un profil de récurrence

1. Vous pouvez créer un profil de récurrence de trois manières différentes : en sélectionnant le sous-onglet Profil de récurrence et en cliquant sur Nouveau profil de récurrence, lors de la création d'une nouvelle facture en cliquant sur le menu déroulant Nouvelle facture et en sélectionnant Nouveau profil de récurrence ou lors de la création d'une nouvelle facture en cliquant sur Récurrente sur la droite de l'écran dans les Paramètres de facturation.



2. Ceci ouvrira une boîte de dialogue dans l’éditeur de factures. Vous pourrez y paramétrer la date de la première facture (ceci remplace date de facturation; ne peut pas être dans le passé) ainsi que la fréquence

  • Mensuelle (même jour que la première facture)
  • Mensuelle (fin de mois - ceci chance la date de la première facture)
  • Hebdomadaire
  • Bimensuelle (deux fois par mois)
  • Trimestrielle
  • Biannuelle
  • Annuelle




3. Sélectionnez la Durée - ceci peut être paramétré sur un certain nombre de fois, ou de manière indéfinie. 

4. Sélectionnez la Méthode d'envoi - vous pouvez envoyer les factures Automatiquement par e-mail ou Approuver et fermer le profil de facturation récurrente. Si vous approuvez et fermez le profil, il génère la première facture, mais n'envoie rien et vous devez l’activer plus tard. Pour le moment, il est uniquement possible d'envoyer des factures récurrentes par e-mail, mais vous pouvez envoyer des factures créées comme factures récurrentes par e-facture ou par voie postale en sélectionnant la facture dans la liste des factures et en cliquant sur Plus -> Envoyer en tant qu'e-facture / Envoyer par voie postale.

5. Sélectionnez si vous souhaitez être notifié chaque fois qu'une facture est créée ou envoyée, en cochant la case correspondante.

6. Cliquez sur Modifier message pour ouvrir la fenêtre d'envoi de facture récurrente. Là vous pouvez définir les destinataires et le message. Veuillez noter que l
a ligne de sujet d'e-mail est définie automatiquement et ne peut pas être modifiée. Pour le moment, il est également impossible d'ajouter des pièces jointes aux profils de facture récurrents.


7. Cliquez sur Aperçu pour voir la première facture, ainsi que les paramètres de récurrence que vous venez de configurer. Cliquez sur Enregistrer le brouillon pour créer un brouillon de profil de facturation récurrente qui n'est pas encore actif et ne générera pas des factures. Cliquez sur Approuver facturation récurrente pour créer un profil qui commencera à générer des factures à la date de la première facture. Si la date de la première facture est identique à celle du premier envoi, la première facture est générée et le profil de récurrence commence.


Suivre les profils de récurrence

Une fois qu'un profil est créé, vous pouvez y accéder sous Profils de récurrence dans l'onglet Factures. Vous trouverez ici toutes les informations nécessaires sur le profil, notamment le Client, la Date de création, la Récurrence, le nombre de Répétitions (le nombre de factures créées jusqu'à présent) et le Statut (Actif, Arrêté ou Complété):

  • Actif indique les profils qui envoient actuellement des factures.
  • Arrêté indique les profils en pause (c'est-à-dire que les factures ne sont pas envoyées).
  • Complété désigne les profils qui ont envoyé le nombre prédéterminé de factures - ils ne peuvent pas être réactivés.


Sous l'onglet Profils de récurrence vous pouvez modifier le statut, voir l'historique des factures, voir quand la prochaine facture sera créée et modifier le profil pour modifier les factures suivantes. Enfin, vous pouvez supprimer un profil de facturation récurrente en le sélectionnant puis en cliquant sur Supprimer.

Notez :

  • Si la date d'un profil de facturation récurrente est définie le 31 de chaque mois, la facture sera créée / envoyée le jour précédent pour les mois comportant moins de 31 jours.
  • Lorsque vous définissez la fréquence d'un profil sur Mensuelle (fin de mois), la première facture sera automatiquement datée sur le jour de fin du mois en cours.
  • L’information dans l'e-mail est identique pour chaque facture envoyée du profil, à l'exception du numéro de facture indiqué dans le sujet.
  • En cas de problème avec l'envoi de factures, vous en serez informé sous l'onglet Historique des factures.
  • Si vous supprimez un profil de facturation récurrente, il n'apparaîtra pas sous l'onglet Supprimées et ne pourra pas être récupéré.
  • Les profils de récurrence ne sont pas compatibles avec les acomptes ou calendriers de paiement.
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