Numérotation des factures

Zervant utilise un système séquentiel semi-automatique. Ceci vous assure que toutes vos factures reçoivent un numéro en règle, et évite les numéros en double tout en vous permettant la flexibilité de pouvoir changer votre séquence de numérotation lorsque vous en avez besoin. 

Une fois paramétré, Zervant assigne un numéro séquentiel automatiquement. Cela est valable pour les factures et les avoirs.


Le préfixe de votre première séquence de numérotation est automatiquement TEST 

Lorsque vous créez votre première facture, son numéro sera TEST-1. Ceci vous permet d’essayer notre logiciel avant de vous lancer. Il vous faudra changer le préfixe vous-même lorsque vous souhaiterez commencer à facturer vos client.


Paramétrer votre séquence de numérotation

Lorsque vous souhaitez commencer à créer des factures pour vos clients, vous pouvez paramétrer la séquence de numérotation de votre choix en créant une nouvelle facture, puis en cliquant sur Changer (à côté de Numéro de facture).

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Le préfixe est optionnel pour votre numérotation (ex. 2020). Ceci ajoutera automatiquement le préfixe suivi d’un tiret, puis du numéro de facture (ex. 2020-1). Le numéro après le préfixe n’a pas besoin de commencer à 1. Vous pouvez entrer le numéro de votre choix (ex. 2020-3, 2020-999, etc.). Une fois votre séquence paramétrée (ex. 2020-1), la numérotation continue de manière séquentielle (ex. 2020-2, 2020-3, 2020-4, etc.) pour chaque facture approuvée.

Une fois votre séquence de numérotation paramétrée, et votre facture approuvée, la séquence NE PEUT PAS ÊTRE MODIFIÉE. Ceci est valable également pour les séquences de numérotation sans préfixe (“aucun préfixe” actant comme un préfixe). Vous pouvez cependant créer un nouveau préfixe pour commencer une nouvelle séquence.
 

Conseils utiles :

  • Les factures TEST approuvées avec seront aussi visibles dans vos rapports Zervant. Vous devrez soit les transformer en avoirs, soit les supprimer (Plus -> Supprimer) pour les annuler. 
  • Le numéro de facture ne sera vraiment attribué que lorsque vous approuverez la facture. Un brouillon aura toujours le numéro suivant dans la séquence à titre d’exemple, cela veut dire que plusieurs brouillons peuvent avoir le même numéro de facture. Il sera attribué au prochain brouillon approuvé, et ainsi de suite.
  • Les champs préfixe et numéro de facture ne peuvent contenir QUE des chiffres (pas de lettres ou de caractères spéciaux ‘-/.,’).
  • Votre préfixe et votre numéro de facture ne peuvent PAS commencer par zéro (0) (ex. 0109-0001, 2019-0001).
  • Vous pouvez librement choisir la numérotation de vos devis. Cependant, vous ne pouvez pas utiliser de lettres et de caractères spéciaux. Si vous créez une facture depuis un devis, la facture recevra automatiquement le numéro suivant dans la séquence de numérotation. 
  • Si vous supprimez une facture, vous ne pourrez pas réutiliser le même numéro de facture.
  • Si vous avez choisi l’année en cours comme préfixe (2019), il ne changera PAS automatiquement en début d’année prochaine. Vous devrez ajouter un nouveau préfixe à chaque début d’année (2020, 2021, etc.).
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