Vous avez probablement noté que vous devez approuver les factures et les devis dans Zervant avant de les envoyer. C'est parce que nous voulons vous offrir la possibilité de créer des documents légalement corrects. Pour assurer la légalité, toutes les versions d'une facture doivent avoir une trace. Ainsi, même si vous modifiez une facture plusieurs fois, toutes les versions sont archivées dans l'onglet Historique.
Veuillez noter la différence entre les brouillons et les documents approuvés :
Un brouillon
Les brouillons peuvent encore être modifiés et supprimés.
Modifier : Si vous avez besoin d'ajouter des informations sur votre entreprise / les moyens de paiement, enregistrez le brouillon, allez dans Mon compte et les ajoutez.
Approuver et envoyer : Lorsque vous pensez que le brouillon est prêt à être envoyé, cliquez sur Approuver et envoyer.
Supprimer : Si vous souhaitez supprimer le brouillon, cliquez sur Supprimer dans l'onglet Factures/Devis. Veuillez noter qu'un brouillon supprimé ne peut pas être récupéré.
Un document approuvé
Approuver et envoyer : Lorsque vous pensez que le brouillon est prêt à être envoyé, cliquez sur Approuver et envoyer.
Supprimer : Si vous souhaitez supprimer le brouillon, cliquez sur Supprimer dans l'onglet Factures/Devis. Veuillez noter qu'un brouillon supprimé ne peut pas être récupéré.
Un document approuvé
Lorsque vous créez une facture ou un devis, vous pouvez choisir de l'approuver immédiatement (et non de l'enregistrer comme un brouillon). Une fois dans l'éditeur, cliquez sur Suivant pour passer à l'aperçu du document.
E-mail : Si vous pensez que le document est prêt à être envoyé à votre client, cliquez sur Approuver et envoyer / E-mail.
PDF : Vous pouvez choisir PDF pour approuver le document et le télécharger en format PDF sur votre ordinateur.
Nous offrons également des livraisons premium : envoyez votre facture par voie postale ou comme une e-facture.
Toutes les options finaliseront les documents pour être dans la forme légalement correcte.
Une fois qu'une facture est approuvée, elle reçoit le numéro suivant dans la séquence de numérotation. Ce numéro sera bloqué et ne pourra pas être réutilisé ultérieurement, même si vous annulez une facture.
Dernièrement, si vous modifiez une facture, les changements sont archivés dans l'onglet Historique.
Une fois qu'une facture est approuvée, elle reçoit le numéro suivant dans la séquence de numérotation. Ce numéro sera bloqué et ne pourra pas être réutilisé ultérieurement, même si vous annulez une facture.
Dernièrement, si vous modifiez une facture, les changements sont archivés dans l'onglet Historique.