Loimme tämän pienen oppaan sinulle, jotta voit muuttaa Excel-tiedostot helposti pdf-muotoon. Voi olla, että pdf soveltuu kirjanpitoasi varten parhaiten. Käytämme esimerkkinä tapahtumaraporttia, mutta voit käyttää näitä samoja ohjeita minkä tahansa Zervantin raportin kohdalla.
Miten Excel-tiedostosta saa luettavan näköisen pdf-tiedostona?
1. Mene välilehdelle Raportit, valitse raportti ja klikkaa kohtaa Lataa tiedot .xlsx-tiedostona.
2. Luo jokaiselle tapahtumatyypille oma taulukko lataamassasi tiedostossa: Saadut maksut, Luodut laskut ja Myyntisaamiset. Tämä onnistuu klikkaamalla tiedoston alareunassa näkyvää plus-merkkiä. Nimeä välilehdet tapahtumatyypeillä ja kopioi ensimmäisestä taulukosta tapahtumat niille sopiviin taulukoihin.
3. Voit lisätä tämän jälkeen jokaiseen taulukkoon tapahtumien kokonaissumman viimeisen sarakkeen Yhteensä alle. Tämä onnistuu Excelin SUMMA-funktiolla.
4. Mene välilehdelle Tiedosto -> Tulosta ja tee nämä valinnat:
- Tulosta koko työkirja
- Voit muuttaa kaikille sivuille asetukseksi Vaakasuunta, jolloin sarakkeille on enemmän tilaa leveyssuunnassa ja teksti ei muutu liian pieneksi.
- Sovita kaikki sarakkeet yhteen sivuun
5. Lopuksi voit valita Tulostin-kohtaan Microsoft Print to PDF ja klikata Tulosta. Näin saat tallennettua tapahtumaraportin pdf-tiedostona.