Tarkista ensin, lähtikö lasku onnistuneesti Zervantista. Näet tämän valitsemalla laskun Laskut-välilehdellä ja klikkaamalla kohtaa Tapahtumat oikealla alhaalla. Valitettavasti toimitusta ei pysty vielä seuraamaan loppuun asti eli asiakkaasi laskutusjärjestelmään. Jos toimitus siis epäonnistuu Zervantin jälkeen, sitä ei näe. Pyrimme parantamaan tätä tulevaisuudessa.
Alla oleva kuva selventää verkkolaskun reittiä asiakkaallesi:
Yleisimmät syyt, miksi verkkolaskun toimitus epäonnistuu:
1. IBAN ja Swift koodi
Tarkista kohdasta Oma tili -> Maksutavat, että näissä kentissä ei ole ylimääräisiä välilyöntejä, etenkään lopussa. Muista myös laittaa IBAN-muotoisen tilinumeron kaksi ensimmäistä kirjainta isoilla kirjaimilla (esim. FI). Tee tarvittavat muutokset ja tallenna sivun alalaidasta. Muuta sitten lähetettävää laskua (valitse lasku ja klikkaa Muokkaa) ja lähetä se uudelleen. Parannamme tätä piakkoin niin, että välilyönnit eivät haittaa toimitusta.
2. Verkkolaskuosoite
Tarkista, että asiakkaasi verkkolaskuosoite on oikein ja olet antanut sille oikean muodon Asiakkaat-välilehdellä.
- Voit tarkistaa asiakkaasi verkkolaskuosoitteen Tieken rekisteristä: https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html. Muista ottaa oikea osoite, ei operaattoritunnusta!
Esim.
- HUOM! Verkkolaskuosoitteen muoto. Valitse OVT ainoastaan, jos osoite alkaa 0037, valitse IBAN, jos osoite on tilinumero (FI...) ja valitse Muu, jos osoite on muotoa TE12345...
- Muista myös laittaa OVT-tunnuksen perässä olevat mahdolliset kirjaimet.
- Tarkista asiakkaaltasi, että hän voi vastaanottaa verkkolaskuja antamaasi osoitteeseen. Jos vastaanotto ei onnistu, Tiekessä se on ilmoitettu näin:
3. Saajan nimen pituus
Tällä hetkellä sekä yrityksen nimi että yrityksen yhteyshenkilö ovat molemmat rajattu 60 merkkiin. Jos merkkimäärä ylittyy, verkkolaskun toimitus epäonnistuu. Tämä johtuu siitä, että kaikki operaattorit eivät hyväksy pitkää nimeä. Neuvottelemme parhaillaan eri osapuolten kanssa (mm. oman verkkolaskuoperaattorimme), jotta pidemmät nimet eivät vaikuttaisi verkkolaskutukseen.
4. Määrittelemätön virhe asiakkaasi verkkolaskuoperaattorilta
Seuraa asiakkaasi antamia verkkolaskutusohjeita tarkasti, muista esim. laittaa kaikki pyydetyt tiedot laskulle.
5. Reititys
Verkkolaskun reitillä ohjelmien ja operaattorien välillä reitityksen pitää olla auki. Reititys tarkoittaa sääntöjä, joiden mukaan on esimerkiksi päätetty, missä muodossa verkkolasku voidaan lähettää ohjelmien välillä. Verkkolaskutuskumppanimme Basware luo uusia reitityksiä jatkuvasti lisätäkseen Zervantin tukemia verkkolaskuoperaattoreita. Huomaa kuitenkin, että näiden reittien luominen voi viedä muutaman viikon kerrallaan. Jos siis laskun lähetys on kiireinen, suosittelemme lähettämään sen muulla tavalla (esim. sähköpostitse tai postitse).
Kuten mainitsimme tämän artikkelin alussa, ohjelmassamme ei vielä ole ilmoituksia ylläoleville virhetilanteille. Jos siis olet epävarma, miksi verkkolaskun toimitus epäonnistui, ota yhteyttä asiakastukeemme lisätietojen saamiseksi.