XRechnung mit Zervant

Im folgenden Helpcenter-Artikel möchten wir euch mehr zum Thema XRechnung erläutern und erklären, wie ihr XRechnungen mit Zervant erstellen könnt.

 

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung beinhaltet alle Informationen einer Rechnung in einem machinenlesbaren Format als XML-Datei. Rechnungen im öffentlichen Dienst oder an öffentliche Einrichtungen in Deutschland müssen ab dem 27. November 2020 als XRechnung versandt werden.

Abhängig vom Empfänger gibt es zwei Möglichkeiten XRechnungen zu versenden:

  1. Versand einer XRechnung via E-Mail (o. Ä.). Der Empfänger hat hierfür eine eigene E-Mail-Adresse erstellt oder hinterlegt, die automatisch die XML-Datei in die eigene Anwendung einliest. Es ist auch möglich, dass der Empfänger diese Datei aus dem E-Mail-Anhang entnimmt und eigenständig hochlädt.

  2. Hochladen der XRechnung in öffentliche Plattformen oder Portale. Die meisten Bundesländer besitzen ihre eigene Anwender-Plattform oder ihr eigenes Portal, um XRechnungen hochzuladen. Der Empfänger wird automatisch über den Empfang der XRechnung benachrichtigt.

 

Wie funktioniert die XRechnung mit Zervant?

Zervant bietet allen Nutzern, kostenlosen als auch Premium-Nutzern, die Möglichkeit an, XRechnungen zu erstellen und zu versenden. Wir erklären dir in den folgenden Schritten, wie es funktioniert:

 

1. Erstelle eine neue Rechnung und fülle all deine gewünschten Informationen aus

2. Wichtig: Füge die Leitweg-ID deiner Rechnung hinzu, damit die XRechnung erfolgreich zugestellt werden kann. Diese erhältst du vom XRechnungs-Empfänger. Du kannst die Referenz >Leitweg-ID im Rechnungseditor in der rechten Seite unter >Einstellungen >Angezeigte Referenzen auswählen.

XRechnung erstellen mit Zervant, füge LeitwegID deiner XRechnung in Zervant hinzu!

3. Überprüfe deine Rechnung anschließend oben rechts in der >Vorschau

4. Klicke oben rechts auf >Bestätigen und senden und wähle zur Erstellung der XRechnung eine der beiden Optionen aus: Per E-Mail oder XRechnung herunterladen
XRechnung software Zervant eine XRechnung bestätigen und senden

 

XRechnung per E-Mail senden

5. Wenn du >Per E-Mail auswählst, öffnet sich, wie beim herkömmlichen Versand einer Rechnung, ein neues Fenster. 

6. Wähle unten nun die Option >XRechnung + Standard PDF-Rechnung aus. Dein Empfänger erhält dann sowohl deine herkömmliche PDF-Rechnung als auch die XRechnung als XML-Datei im Anhang deiner E-Mail. 
XRechnung Beispiel XRechnung mit Zervant per E-Mail senden

 

XRechnung herunterladen

5. Wenn du >XRechnung herunterladen auswählst, wird deine XRechnung als XML-Datei automatisch heruntergeladen. Du wirst danach zum Tab >Rechnungen weitergeleitet, in der du all deine Rechnungen in der Übersicht sehen kannst.

6. Die XML-Datei findest du auf deinem Computer/Laptop und du kannst nun eigenständig diese XRechnung an deinen Kunden/Empfänger weiterleiten.

 

Du kannst auch jederzeit, nachdem du deine Rechnung erstellt und bestätigt hast, die XRechnung erneut herunterladen oder versenden (vergewissere dich, dass die Leitweg-ID in der Rechnung ist).

Wähle hierfür im Tab >Rechnungen deine Rechnung aus und klicke dann oben rechts auf >Mehr und >XRechnung herunterladen aus.
XRechnung mit XRechnung software Zervant herunterladen

Falls du deine Rechnung zu diesem Zeitpunkt noch nicht versandt hast, kannst du die Rechnung im selben Menü über >Mehr >Per E-Mail versenden

 

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