E-Rechnungen versenden

1. Fülle zunächst alle notwendigen Firmen- und Kundeninformationen aus.

2. Gehe zum Tab >Rechnungen >Neue Rechnung, um wie gewohnt eine Rechnung zu erstellen. Im Rechnungseditor findest du auf der rechten Seite unter >Einstellungen >Angezeigte Referenzen weitere Felder, die deiner E-Rechnung hinzugefügt werden können.

3. Nachdem du deine Rechnung erstellt hast, wähle im Menü >Bestätigen und senden die Option >Als E-Rechnung.
e-Rechnung.png

4. Es öffnet sich ein Fenster, indem du deine Firmenadresse, sowie die Adresse deines Kunden ausfüllen kannst. Als E-Rechnungsadresse wähle bitte die Leitweg-ID oder USt-IdNr. und gebe die ID deines Kunden ein. Um zu wissen, welcher Adresstyp der richtige ist, lies auch gerne unseren Artikel E-Rechnungsadressen verstehen leicht gemacht

Als_E-Rechnung_versenden.png

5. Klicke abschließend auf >Senden. Dadurch wird deine E-Rechnung über Basware/PEPPOL an den E-Rechnungsbetreiber deines Kunden und schließlich an das Rechnungsverarbeitungssystem deines Kunden gesendet.

 

Sollte die eingefügt Adresse nicht den Anforderungen entsprechen, bekommst du eine Fehlermeldung. Stelle bitte sicher, dass dein Kunde e-Rechnungen empfangen kann, du die richtige e-Rechnungsadresse hast und den richtigen Adresstyp ausgewählt hast.

e-Rechnungsadresse

Notwendige Informationen für das Versenden von E-Rechnungen

Um eine E-Rechnung zu senden, müssen folgende Angaben vorhanden sein:

1. Deine eigenen Firmenkontaktdaten: du benötigst entweder eine Firmenregistrierungsnummer oder eine Umsatzsteuernummer, um E-Rechnungen zu senden.

2. Informationen deines Kunden:

  • Überprüfe, ob dein Kunde E-Rechnungen empfangen kann
  • Überprüfe den E-Rechnungsanbieter, den dein Kunde verwendet. Zervant verwendet Basware als E-Rechnungsanbieter. Du kannst hier überprüfen, ob der E-Rechnungsanbieter deines Kunden mit Basware kompatibel ist
  • Vergewissere dich, dass alle Pflichtfelder (mit einem blauen Stern gekennzeichnet) ausgefüllt sind 
  • Überprüfe, ob die E-Rechnungsadresse korrekt und im richtigen Format angegeben ist

3. Die erforderlichen Felder, die dein Kunde für deine Rechnung ausfüllen muss. Dies könnten bspw. die Bestellnummer oder die Referenz des Käufers sein. Du kannst die Referenzfelder für E-Rechnungen bei der Rechnungserstellung unter den Einstellungen auswählen

Referenzen, Bestellnummern, Zahlungsreferenzen für Rechnungen in Zervant

 

Bitte denke daran, zu überprüfen, ob dir genügend E-Rechnungen/Rechnungsversendungen per Post in deinem Premium-Abo-Kontingent zur Verfügung stehen. Bitte beachte, dass alle Testrechnungen, die du per Post oder als E-Rechnungen verschickst, als offizielle Rechnungen gelten. Du kannst ganz einfach überprüfen, wieviele verbleibende E-Rechnungen/Rechnungen per Post du noch in deinem monatlichen oder jährlichen Kontingent verbleibend:

Gehe zu >Mein Konto >Mein Premium-Abo und überprüfe dort die verbleibende Anzahl.
Zervant Premium-Abo verbleibendes Kontingent E-Rechnungen mit Zervant

Wenn du mehr E-Rechnungen verschicken möchtest, kannst du dein Abonnement im gleichen Menü jederzeit aktualisieren.

Verfolge die Versandstatus deiner E-Rechnungen

Nachdem du eine E-Rechnung gesendet hast, kannst du den Lieferstatus im >Verlauf der Rechnung überprüfen:
Rechnungsverlauf von E-Rechnungen mit Zervant e-Rechnungen

  • Wenn die Lieferung erfolgreich war, lautet der Status "E-Rechnung erfolgreich an Empfänger zugestellt"
  • Wenn die Zustellung fehlgeschlagen ist, wird dir im Rechnungsverlauf der Grund angezeigt. Fehlerbeispiele sind u.a. "Zustellung der E-Rechnung aufgrund eines ungültigen Inhalts fehlgeschlagen ist" oder auch "E-Rechnung vom Empfänger abgelehnt". Überprüfe die Informationen und versuche dann die Rechnung erneut zu versenden
  • Wenn die Zustellung sich verzögert, wird dies auch im Verlauf angezeigt. Du bekommst außerdem eine Benachrichtigung per E-Mail. Dies ist ein Indikator dafür, dass beim Versandt der E-Rechnung etwas schief gegangen ist. Bitte überprüfe, dass alle Parameter in der E-Rechnung korrekt sind und dein Kunde E-Rechnungen empfangen kann.

Hier findest du weitere Informationen zur Problembehebung bei Zustellungsfehlern von E-Rechnungen.

 

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