Erste Schritte mit der E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung oder elektronische Rechnung ist eine Methode, um eine Rechnung ohne manuelle Zwischenverarbeitung an das Rechnungsverarbeitungssystem deines Kunden zu senden. Anders als bei einer herkömmlichen Rechnung, die du deinem Kunden per E-Mail zusendest, ist keine manuelle Bearbeitung erforderlich. Der Kunde muss lediglich entscheiden, ob er die Rechnung bezahlen möchte oder nicht; der Rest wird automatisch bearbeitet. Bei Zervant verwenden wir Basware als unseren Partner, um Rechnungen an die richtigen Empfänger zu liefern.

Warum E-Rechnungen senden?

Die E-Rechnung hilft deinen Kunden, deine Rechnungen schneller und effizienter zu bezahlen, da sie beim Versand sofort von ihrem Rechnungsverarbeitungssystem empfangen wird (im Gegensatz zu einer Rechnung, die per Post verschickt wird, was mehrere Werktage dauern kann). Auch große Unternehmen verwalten ihre Rechnungen in der Regel in einer Software, um effizienter zu arbeiten und viele bieten gerade aus diesem Grund die E-Rechnungsstellung an. E-Rechnungen sparen Kosten im Vergleich zu herkömmlichen Methoden (z.B. Papier, Druck, Lagerung und Versand),  wodurch sie auch umweltfreundlicher sind!

Du kannst mehr über die e-Rechnung aus unserem Video erfahren.


Wieviel kostet mich das?

Die E-Rechnungsstellung ist bei Zervant Teil der Premium-Abos. Deinem Kunden entstehen bei diesem Service keine weitere Kosten.

Notwendige Informationen für das Versenden von E-Rechnungen

Die E-Rechnungen werden per E-Rechnungsadresse versendet. Dies kann man sich genauso vorstellen, wie z.B. bei der Verwendung von Handys - jeder muss eine Telefonnummer haben, die sowohl den Anrufer als auch den Empfänger identifiziert. Um eine E-Rechnung zu senden, musst du daher folgendes angeben:

1. Deine eigenen Firmenkontakt-Informationen: du benötigst entweder eine Firmenregistrierungsnummer oder eine Umsatzsteuernummer, um E-Rechnungen zu senden

2. Informationen deines Kunden:

  • Überprüfe, ob dein Kunde E-Rechnungen empfangen kann
  • Überprüfe den E-Rechnungsanbieter, den dein Kunde verwendet. Zervant verwendet Basware als E-Rechnungsanbieter. Du kannst hier überprüfen, ob der E-Rechnungsanbieter deines Kunden mit Basware kompatibel ist
  • Vergewissere dich, dass alle Pflichtfelder (mit einem blauen Stern gekennzeichnet) ausgefüllt sind 
  • Überprüfe, ob die E-Rechnungsadresse korrekt und im richtigen Format angegeben ist

3. Die erforderlichen Felder, die dein Kunde für deine Rechnung ausfüllen muss. Dies könnten bspw. die Bestellnummer oder die Referenz des Käufers sein. Du kannst die Referenzfelder für E-Rechnungen bei der Rechnungserstellung unter den Einstellungen auswählen

 

Bitte denke daran, zu überprüfen, ob dir genügend E-Rechnungen/Rechnungsversendungen per Post in deinem Premium-Abo-Kontingent zur Verfügung stehen. Bitte beachte, dass alle Testrechnungen, die du per Post oder als E-Rechnungen verschickst, als offizielle Rechnungen gelten. Du kannst ganz einfach überprüfen, wieviele verbleibende E-Rechnungen/Rechnungen per Post du noch in deinem monatlichen oder jährlichen Kontingent verbleibend:

Gehe zu >Mein Konto >Mein Premium-Abo und überprüfe dort die verbleibende Anzahl.
Zervant Premium-Abo verbleibendes Kontingent E-Rechnungen mit Zervant

Wenn du mehr E-Rechnungen verschicken möchtest, kannst du dein Abonnement im gleichen Menü jederzeit aktualisieren.

 

Finde heraus, wie du E-Rechnungen über PEPPOL versenden kannst.

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