Erstelle Wiederholungsrechnungen

Wenn du deinem Kunden regelmäßig dieselben Produkte und Dienstleistungen in Rechnung stellst, kannst du hierfür einfach unsere Funktion der Wiederholungsrechnungen nutzen. Damit kannst du eine Rechnung in einem festgelegten Zeitintervall immer wieder automatisch erstellen und/oder versenden lassen. Die von einem wiederkehrenden Rechnungsprofil erstellten Rechnungen werden im Tab >Rechnungen angezeigt und können dort verwaltet werden. Bitte beachte, dass Wiederholungsrechnungen Teil unserer Premium-Abos sind (PRO und höher).

So richtest du Wiederholungsrechnungen ein

1. Es gibt drei Möglichkeiten, ein wiederkehrendes Rechnungsprofil zu erstellen:

- im Tab >Rechnungen auf der linken Seite aus dem Auswahlmenü (kleine Dreieck neben "Rechnungen") >Wiederholungsrechnungen auswählen und dann rechts auf >Neue Wiederholungsrechnung klicken

- Aus dem grünen Dropdown-Menü rechts >Neue Wiederholungsrechnung auswählen

- im Rechnungseditor beim Erstellen einer neuen Rechnungen in der rechten Spalte unter >Einstellungen die Option >Wiederholungsrechnung aktivieren 
Wiederholungsrechnungen_erstellen.png

2. Das Fenster mit den Einstellungen für Wiederholungsrechnungen öffnet sich. Hier kannst du das erste Rechnungsdatum (ersetzt das bisherige Datum der Rechnung und kann nicht in der Vergangenheit festgelegt werden) und die Häufigkeit der Rechnung wie folgt einstellen:

  • Monatlich (am selben Tag wie die erste Rechnung)
  • Monatlich (Monatsende - ändert auch die erste Rechnung)
  • Wöchentlich
  • Alle zwei Wochen
  • Vierteljährlich
  • Halbjährlich (alle 6 Monate)
  • Jährlich


 
3. Wähle die Dauer des Versandes aus - du kannst entweder eine bestimmte Anzahl von Wiederholungen festlegen oder aber unbegrenzt Wiederholungsrechnungen versenden.
 
4. Wähle die Zustellung aus - du kannst Rechnungen >Erstellen und per E-Mail versenden oder >Nur erstellen auswählen. Wenn du letzteres wählst, wird die Wiederholungsrechnung automatisch erstellt, jedoch nicht direkt gesendet. Die Rechnung musst du dann noch manuell bestätigen. Derzeit ist es nur möglich, Wiederholungsrechnungen
per E-Mail zu versenden. Du kannst jedoch Rechnungen, die durch Wiederholungsrechnungen erstellt wurden, per E-Rechnung und Post versenden, indem du diese in der Rechnungsliste auswählst und auf >Mehr >Per E-Rechnung senden / Per Post senden klickst.
 
5. Wähle mit einem Häkchen aus, ob du jedes Mal eine Benachrichtigung erhalten möchtest, wenn eine Rechnung erstellt oder gesendet wird.
 
6. Klicke auf >Nachricht bearbeiten, um das E-Mail-Fenster für die Wiederholungsrechnung zu öffnen. Hier kannst du nun den Empfänger und die Nachricht festlegen, und weitere Anhänge hinzufügen, falls du das möchtest. Bitte beachte, dass die Betreffzeile der E-Mail automatisch festgelegt wird und nicht bearbeitet werden kann.
 
7. Klicke auf >Vorschau, um eine Übersicht deiner ersten Wiederholungsrechnung und gemachten Einstellungen zu erhalten. Klicke auf >Als Entwurf speichern, um die Wiederholungsrechnung zu speichern, ohne diese zu aktivieren und Wiederholungsrechnungen zu erstellen/versenden. Klicke auf >Wiederholungsrechnung starten, um die Wiederholungsrechnung ab dem Datum der ersten Rechnung zu erstellen. Wenn das Datum der ersten Rechnung das gleiche wie das des ersten Versendens ist, wird die erste Rechnung erstellt und die Wiederholungsrechnung beginnt.

 

Wiederholungsrechnungen verfolgen

Nachdem du eine Wiederholungsrechnung erstellt hast, kannst du über das Auswahlmenü links oben (kleine Dreieck neben "Rechnungen") >Wiederholungsrechnungen darauf zugreifen. Hier findest du alle erforderlichen Informationen zur Wiederholungsrechnung, wie zum Beispiel den Kunden, das Anfangsdatum, die HäufigkeitRechnungen erstellt (wie viele Rechnungen bisher erstellt wurden) und den Status (Aktiv, Inaktiv oder Abgeschlossen).

  • Aktiv kennzeichnet Profile, die derzeit Rechnungen senden.
  • Nicht aktiv kennzeichnet pausierte Profile (d. H. Rechnungen werden nicht gesendet).
  • Abgeschlossen kennzeichnet Profile, die die gesendete Anzahl von Rechnungen abgeschlossen haben. Diese können nicht reaktiviert werden.

Nach Auswahl einer Wiederholungsrechnung kannst du auf der rechten Seite des Bildschirmes den Status deiner wiederkehrende Rechnungen ändern und damit die Wiederholung der Rechnung anhalten, den Sendeverlauf der Rechnung ansehen, den Zeitpunkt für die Erstellung der nächsten Rechnung überprüfen und die Wiederholungsrechnung >Bearbeiten, um die nachfolgenden Rechnungen zu ändern. Es ist auch möglich, eine Wiederholungsrechnung zu löschen bzw. zu archivieren. Die Wiederholungsrechnung kann dann aber nicht mehr wiederhergestellt werden.


Bitte beachte: 

  • Wenn das Datum einer Wiederholungsrechnung als der 31. eines Monats festgelegt ist, wird sie in Monaten mit weniger Tagen am letzten Tag des Monats erstellt bzw. versendet.
  • Wenn du die Häufigkeit einer Wiederholungsrechnung auf Monatlich (Monatsende) einstellst, wird das Datum der ersten Rechnung automatisch auf den letzten Tag des aktuellen Monats geändert.
  • Die Informationen in der E-Mail sind für alle Einzelrechnungen gleich mit Ausnahme der Rechnungsnummer in der E-Mail-Betreffzeile.
  • Wenn beim Versenden deiner Rechnungen Probleme auftreten, wirst du im Tab >Verlauf darüber benachrichtigt.
  • Wenn du eine Wiederholungsrechnung löscht, wird sie nicht im Tab Gelöscht angezeigt und kann auch nicht wiederhergestellt werden.
  • Wiederholungsrechnungen können nicht mit Teilzahlungen oder Anzahlungen benutzt werden.
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