Rechnungsnummerierung

Eine der grundsätzlichen Fragen in der Rechnungsstellung ist die der korrekten Rechnungsnummerierung. Es gibt tatsächlich kein gesetzlich vorgeschriebenes Format, solange alle Rechnungsnummern eine fortlaufende Reihenfolge darstellen, einmalig verwendet werden und somit keine Duplikate aufweisen.

Zervant verwendet ein halbautomatisiertes, fortlaufendes System zur Rechnungsnummerierung. Damit stellen wir sicher, dass all deine Rechnungen eine gesetzeskonforme Rechnungsnummer besitzen, vermeiden doppelte Rechnungsnummern und ermöglichen bei Bedarf eine flexible Änderung der Nummerierungssequenz.

Einmal festgelegt weist Zervant deinen Rechnungen automatisch eine fortlaufende Nummer zu, die sowohl für Rechnungen als auch für Gutschriften gilt. Die Rechnungsnummerierung erlaub derzeit nur numerische Ziffern und keine Kombinationen mit Buchstaben.

 

Nach der Anmeldung bei Zervant ist das Nummerierungspräfix zunächst als TEST festgelegt

Wenn du deine erste Rechnung erstellst, lautet die Rechnungsnummer "TEST-1", wobei "TEST" das Vorzeichen/Präfix und "1" die Rechnungsnummer darstellt. So kannst du in Ruhe alle Funktionen von Zervant ausprobieren und Testrechnungen erstellen. Du musst dieses Vorzeichen/Präfix selbst ändern, wenn du mit der Rechnungsstellung für deine Kunden beginnen möchtest.

 

Einstellen der Rechnungsnummer für deine Rechnungen

Wenn du bereit bist, Rechnungen für deine Kunden zu erstellen, kannst du eine Nummerierungssequenz deiner Wahl festlegen, indem du eine neue Rechnung erstellst und neben der Rechnungsnummer auf >Ändern klickst.
Zervant Einstellen der Rechnungsnummer in Zervant

Daraufhin wird das Menü für die Rechnungsnummer geöffnet:
Zervant Rechnungsnummer wählen

Hier kannst du nun deine erste, gewünschte Rechnungsnummer festlegen. Wenn du möchtest, kannst du deiner Rechnungsnummer optional ein eigenes Vorzeichen/Präfix (z.B. 2020) hinzufügen. Dadurch erhältst du dann automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer mit einem Bindestrich (z.B. 2020-1; Vorzeichen = 2020 - Rechnungsnummer = 1). Deine Rechnungsnummer muss nicht bei eins (1) beginnen - du kannst beim ersten Mal eine beliebige Nummer auswählen (z.B. 2020-7; 2020-123; usw.). Nachdem du die Rechnungsnummer festgelegt hast (z.B. 2020-1), wird für jede neue, bestätigte Rechnung die Rechnungsnummerierung automatisch und fortlaufend eingestellt (dann 2020-2; 2020-3; usw.). 

Bitte beachte: Nachdem du deine Rechnungsnummerierung gespeichert und deine Rechnung erstellt und bestätigt hast, kann die Nummerierungssequenz NICHT MEHR BEARBEITET werden. Dies gilt auch für Rechnungsnummern ohne Vorzeichen/Präfix (da "kein Vorzeichen" technisch auch als festgelegtes Präfix gilt).

Du kannst jedoch jederzeit ein neues Vorzeichen/Präfix eingeben, um eine neue Rechnungsnummer zu erstellen (z.B. 1234-1). Alle verwendeten Vorzeichen deiner Rechnungen (z.B. "2020-" oder "1234-") sowie die dazugehörige letzte Nummerierungssequenz werden von Zervant automatisch gespeichert und können für die Rechnungsnummer entsprechend ausgewählt werden.

 

Nützliche Tipps:

  • Alle bestätigten "TEST"-Rechnungen werden auch in deinen Zervant-Berichten angezeigt. Um diese zu entfernen, musst du für diese entweder Gutschriften erstellen oder diese Rechnungen stornieren >Mehr >Löschen.
  • Die tatsächliche Rechnungsnummer wird erst vergeben, wenn die Rechnung bestätigt wurde. Rechnungsentwürfe verwenden immer die nächstmögliche Rechnungsnummer als Platzhalter, daher können mehrere Entwürfe dieselbe Rechnungsnummer besitzen.
  • Das Vorzeichen/Präfix und die Rechnungsnummer können NUR numerische Zeichen enthalten (keine Buchstaben oder Sonderzeichen ‘- /.,’).
  • Das Vorzeichen/Präfix oder die Rechnungsnummer können NICHT mit einer Null (0) beginnen (z.B. 0109-0001 = 109-1; 2020-0001 = 2020-1).
  • Angebotsnummerierungen sind frei wählbar. Bitte beachte, dass du auch hier nur Nummern und keine Buchstaben oder Sonderzeichen verwenden kannst. Wenn du ein Angebot in eine Rechnung umwandelst, erhält diese Rechnung automatisch die nächste Rechnungsnummer entsprechend der Nummerierungssequenz.
  • Wenn du eine Rechnung löschst, kannst du die in der Rechnung verwendete Rechnungsnummer nicht erneut wiederverwenden.
  • Wenn du das Vorzeichen/Präfix auf das aktuelle Jahr (z.B. 2020) eingestellt hast, wird es am Jahresende NICHT automatisch geändert. Daher musst du zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres (z.B. 2021) das Vorzeichen manuell aktualisieren.

 

 

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