Rechnungsnummerierung

Eine der grundsätzlichen Fragen in der Rechnungsstellung ist die der korrekten Rechnungsnummerierung. Es gibt tatsächlich kein gesetzlich vorgeschriebenes Format, solange alle Rechnungsnummern nur einmal verwendet werden und somit keine Duplikate aufweisen. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.

Zervant verwendet ein halbautomatisiertes, fortlaufendes System zur Rechnungsnummerierung. Damit stellen wir sicher, dass all deine Rechnungen eine gesetzeskonforme Rechnungsnummer besitzen, vermeiden doppelte Rechnungsnummern und ermöglichen bei Bedarf eine flexible Erstellung von Nummernkreisen.

Nachdem die erste Rechnungsnummer in einem Nummernkreis festgelegt ist, weist Zervant deinen Rechnungen automatisch eine fortlaufende Nummer zu, die sowohl für Rechnungen als auch für Stornorechnungen gilt. Die Rechnungsnummerierung erlaubt derzeit nur numerische Ziffern und keine Kombinationen mit Buchstaben.

 

Nach der Anmeldung bei Zervant ist das Nummerierungspräfix zunächst als TEST festgelegt

Wenn du deine erste Rechnung erstellst, lautet die Rechnungsnummer "TEST-1", wobei "TEST" das Präfix/Vorzeichen und "1" die Rechnungsnummer darstellt. So kannst du in Ruhe alle Funktionen von Zervant ausprobieren und Testrechnungen erstellen. Du musst dieses Präfix/Vorzeichen selbst ändern, wenn du mit der Rechnungsstellung für deine Kunden beginnen möchtest.

 

Einstellung der Rechnungsnummer für deine Rechnungen

Wenn du bereit bist, Rechnungen für deine Kunden zu erstellen, kannst du einen Rechnungsnummernkreis deiner Wahl festlegen, indem du eine neue Rechnung erstellst und neben der Rechnungsnummer auf >Ändern klickst.
Zervant Einstellen der Rechnungsnummer in Zervant

Daraufhin wird das Menü für die Rechnungsnummer geöffnet:
Rechnungsnummer Rechnungsnummernkreis Nummernkreis

Hier kannst du nun deine erste, gewünschte Rechnungsnummer festlegen. Wenn du möchtest, kannst du deiner Rechnungsnummer optional ein eigenes Präfix/Vorzeichen (z.B. 2021) hinzufügen. Dadurch erhältst du dann automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer mit einem Bindestrich (z.B. 2021-1; Präfix = 2021 - Rechnungsnummer = 1). Deine Rechnungsnummer muss nicht bei eins (1) beginnen - du kannst beim ersten Mal eine beliebige Nummer auswählen (z.B. 2021-7; 2021-123; usw.). Nachdem du die Rechnungsnummer festgelegt hast (z.B. 2021-1), wird für jede neue, bestätigte Rechnung die Rechnungsnummerierung automatisch und fortlaufend eingestellt (dann 2021-2; 2021-3; usw.). 

Bitte beachte:

Nachdem du deine Rechnungsnummerierung gespeichert und deine Rechnung erstellt und bestätigt hast, kann die Rechnungsnummer NICHT MEHR BEARBEITET werden. Dies gilt auch für Rechnungsnummern ohne Präfix (da "kein Vorzeichen" technisch auch als festgelegtes Präfix gilt).

Du kannst jedoch jederzeit ein neues Präfix eingeben, um einen neuen Rechnungsnummernkreis zu erstellen (z.B. 1234-1). Alle verwendeten Präfixe deiner Rechnungen (z.B. "2021-" oder "1234-") sowie der dazugehörige letzte Rechnungsnummernkreis werden von Zervant automatisch gespeichert und können für die Rechnungsnummer entsprechend ausgewählt werden.

 

Nützliche Tipps:

  • Alle bestätigten "TEST"-Rechnungen werden auch in deinen Zervant-Berichten angezeigt. Um diese zu entfernen, musst du für diese entweder Stornorechnung erstellen oder diese Rechnungen löschen >Mehr >Löschen.
  • Die tatsächliche Rechnungsnummer wird erst vergeben, wenn die Rechnung bestätigt wurde. Rechnungsentwürfe verwenden immer die nächstmögliche Rechnungsnummer als Platzhalter, daher können mehrere Entwürfe dieselbe Rechnungsnummer besitzen.
  • Das Präfix (Vorzeichen) und die Rechnungsnummer können NUR numerische Zeichen enthalten (keine Buchstaben oder Sonderzeichen ‘- /.,’).
  • Das Präfix oder die Rechnungsnummer können NICHT mit einer Null (0) beginnen (z.B. 0109-0001 = 109-1; 2021-0001 = 2021-1).
  • Angebotsnummerierungen sind frei wählbar. Bitte beachte, dass du auch hier nur Nummern und keine Buchstaben oder Sonderzeichen verwenden kannst. Wenn du ein Angebot in eine Rechnung umwandelst, erhält diese Rechnung automatisch die nächste Rechnungsnummer entsprechend des Nummernkreises.
  • Wenn du das Präfix auf das aktuelle Jahr (z.B. 2021) eingestellt hast, wird es am Jahresende NICHT automatisch geändert. Daher musst du zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres (z.B. 2022) das Vorzeichen manuell aktualisieren.
  • Eine bestätigte Rechnung ist ein offizielles Dokument. Wenn du eine Rechnung löschst, bleibt die Rechnung in dem Gelöscht-Ordner bestehen und die, in der Rechnung verwendete Rechnungsnummer, kann nicht wiederverwendet werden. Um eine bestätigte Rechnung zu korrigieren oder zu löschen, empfehlen wir eine Stornorechnung zu erstellen.

 

 

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