"Best practices": Optimale Vorgehensweisen in der Rechnungserstellung für Unternehmer in der EU

Korrekte Rechnungen zu erstellen und zu verwalten kann ganz schön schwierig sein. Damit du in diesem Dickicht einen klaren Kopf behältst, haben wir dir die wichtigsten Infos zur Rechnungserstellung in der EU zusammengestellt. Wir raten dir, diesen Artikel als Lesezeichen zu speichern - so kannst du schnell nachschlagen wobei du dir unsicher bist.

A) Wie erstellte Rechnungen abzuspeichern sind

Falls deine Firma umsatzsteuerpflichtig ist, bist du dazu verpflichtet von deiner Firma erstellte Rechnungen fachgerecht zu sichern. Der verpflichtende Sicherungszeitraum ist gesetzlich geregelt und bezieht sich grundsätzlich auf das Land in dem deine Firma registriert ist und Umsatzsteuer abführt.

Folgendes ist zu beachten wenn du deine Rechnungen sicherst:

  • Die Sicherung kann unabhängig vom Ort und Speichermedium durchgeführt werden. Die einzige Bedingung hierbei ist, dass die steuerpflichtige Person / das steuerpflichtige Unternehmen durchgehenden Zugriff auf alle Daten hat.
  • Die Vollständigkeit und maschinelle Lesbarkeit der Daten muss im gesamten Sicherungszeitraum gewährleistet sein.
  • Jegliche Rechnung die elektronisch übermittelt wird muss im Verbund mit ihrer elektronischen Kennzeichnung auf elektronischem Wege gesichert werden.
  • Sicherungskopien von allen erstellten Verkaufsrechnungen sind notwendig, auch wenn sie storniert oder irrtümlich ausgestellt wurden.
  • Alle Gutschriften müssen wie Rechnungen gehandhabt werden und allen damit einhergehenden gesetzlichen Auflagen gerecht werden.

 B) Bist du dazu verpflichtet Rechnungen auszustellen?

Laut EU Regulierungen ist eine Rechnung verpflichtend:

  • In den meisten Geschäften mit Firmenkunden, sowie in bestimmten Geschäften mit Endkunden. Es ist möglich, dass länderspezifische und national geltende Bestimmungen bestehen, nach welchen bestimmte Geschäftsabschlüsse eine Rechnung erfordern.
  • Rechnungen für Firmenkunden sind üblicherweise notwendig wenn Güter und Dienstleistungen einem anderen Unternehmen oder einer seperaten Rechtsform (wie etwa einer Gesellschaft oder Behörde) übertragen werden. Es bestehen jedoch Ausnahmen zu dieser Regelung.

 

C) Was sollte immer auf einer Rechnung enthalten sein?

  • Der vollständige Name deines Unternehmens sowie dessen Adresse (üblicherweise wird auch die Steuernummer und die Umsatzsteueridentifikationsnummer genannt)
  • Der vollständige Name und die Adresse des Kunden
  • Der Gesamtbetrag
  • Zahlungsinformationen
  • Eine Übersicht der vollbrachten Leistung, inklusive Mengenangaben und Produktbeschreibungen ODER die Art der Dienstleistung sowie deren Umfang
  • Der Einzelpreis der Güter oder Dienstleistungen. (Dies beinhaltet keine Steuern, Rabatte, Rückzahlungen es sei denn sie sind Teil des Einzelpreises)
  • Die Geschäftsabschluss- und Zahlungsfristdaten (auch wenn sich diese vom Rechnungsdatum unterscheiden)
  • Die angewandte Umsatzsteuer
  • Der Betrag der abzuführenden Umsatzsteuer
  • Eine Aufgliederung der abzuführenden Umsatzsteuer per Umsatzsteuersatz oder Freibetrag
  • Der Währungsumrechnungskurs (falls eine andere Währung als die national geltende verwendet wird)
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer

 

In einigen Fällen ist es möglich, eine vereinfachte Rechnung zu erstellen. Sie muss folgende Informationen enthalten:

  • Das Ausstellungsdatum
  • Die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Zulieferers
  • Eine Beschreibung der Güter oder Dienstleistungen
  • Der Betrag der abzuführenden Umsatzsteuer (alternativ dazu: Anweisungen wie dieser zu berechnen ist)
  • Falls zutreffend, ein bestimmter und eindeutiger Verweis auf die Ausgangsrechnung, sowie das Anfügen aller erforderlichen Informationen (bei einer Gutschrift, Lastschrift oder anderem Dokument welches wie eine Rechnung gehandelt wird).

 

Diese Punkte behandeln lediglich die gesetzlichen Mindestanforderungen. Einer Rechnung weitere Information hinzuzufügen ist ausdrücklich erlaubt.

Die folgenden Felder werden Rechnungen üblicherweise angefügt:

  • Eine Referenz / Auftragsnummer: Diese sollte im ausstehenden Betrag mit der verbundenen Rechnung übereinstimmen.
  • Eine Bestellnummer (üblicherweise vom Kunden angefragt um eine Rechnung zur Bestätigung an die korrekte Abteilung weiterzuleiten. Außerdem hilft dies die Rechnung mit der Bestellung abzugleichen).
  • Der Name des Empfängers / der Abteilung welche die Rechnung bestätigt.
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