Zahlungserinnerungen/Mahnungen erstellen

Mit Zervant hast du die Möglichkeit Zahlungserinnerungen/Mahnungen zu erstellen, um deinen Kunden auf deine ausstehenden Rechnungen hinzuweisen. Du kannst entweder manuell Mahnungen oder Zahlungserinnerungen an deinen Kunden versenden oder diese in deinen Einstellungen festlegen, um deinen Kunden automatisch an deine Rechnungen zu erinnern.
Bitte beachte, dass das Erstellen und Senden von Zahlungserinnerungen eine Premium-Funktion ist, die nur innerhalb unserer Premium-Abos genutzt werden kann.

 

Manuelle Zahlungserinnerungen/Mahnungen

Du kannst eine manuelle Zahlungserinnerung/Mahnung erstellen, indem du in der Übersicht >Rechnungen die gewünschte Rechnung auswählst und auf >Mahnung senden klickst. Im sich öffnenden Menü kannst du nun die Zustellungsmethode der Zahlungserinnerung auswählen:
Mahnung oder Zahlungserinnerung für Rechnungen in Zervant versenden
 
Wenn du diese per E-Mail sendest, kannst du wie gewohnt die Nachricht zu deiner Mahnung bearbeiten und den Betreff auswählen.
Wenn du die Mahnung per Post schickst, überprüfe bitte hier die korrekte Adresse deines Kunden und klicke dann auf >Senden. Nach Bestätigung kann dieser Vorgang nicht mehr rückgängig gemacht werden. Du benötigst hierfür ebenfalls noch dein Kontingent an Rechnungen, die du per Post verschicken kannst. Dies ist abhängig davon, wie viele Rechnungen du bereits mit deinem Abo per Post oder als e-Rechnung verschickt hast. 

 

Automatische Zahlungserinnerungen/Mahnungen

Alternativ kannst du automatische Zahlungserinnerungen/Mahnungen senden. Aktiviere diese Funktion unter >Mein Konto >Mahnungseinstellungen. Auf dieser Seite hast du vier verschiedene Optionen, Zahlungserinnerungen zu versenden:

  1. Mit einer festgelegten Anzahl von Tagen vor dem Fälligkeitsdatum (standardmäßig auf 1 Tag voreingestellt, dies kann jedoch jederzeit verändert werden). Versand erfolgt per E-Mail.
  2. Am Fälligkeitsdatum der Rechnung. Versand erfolgt per E-Mail.
  3. Mit einer festgelegten Anzahl von Tagen nach Ablauf des Fälligkeitsdatums (ebenfalls auf 7 Tage voreingestellt, auch dies kann jederzeit verändert werden). Diese letzte Option bietet weiterhin die Möglichkeit, die Mahnung mehrmals zu versenden. Dies bedeutet, dass weiterhin in dem von dir gewählten Zeitraum Mahnungen gesendet werden, bis zu dem Zeitpunkt an dem du die Rechnung als bezahlt markiert hast. Versand erfolgt per E-Mail.
  4. Automatische Mahnungen per Post versenden. Diese können nur nach dem Fälligkeitsdatum an deine Kunden verschickt werden.

Automatische Zahlungserinnerungen oder Mahnungen in Zervant einstellen

Automatische Zahlungserinnerungen die vor oder am Fälligkeitsdatum gesendet werden, können nur per E-Mail, nicht jedoch per Post gesendet werden.
Zahlungserinnerungen oder Mahnungen per Post können nur nach dem Fälligkeitsdatum verschickt werden.

 

Nützliche Tipps:

  • Es gibt keine Begrenzung in der Anzahl an Erinnerungen, die gesendet werden können.
  • Leider ist es momentan nicht möglich eine Mahngebühr zusammen mit der Mahnung zu senden, oder das Fälligkeitsdatum zu bearbeiten. Wenn du dies tun möchtest raten wir dir, die Originalrechnung als neu zu kopieren (die Option ist verfügbar im Menü >Mehr, wenn die die Rechnung auswählst).
  • Wenn du möchtest, dass die Zahlungserinnerung im Rechnungskopf "Zahlungserinnerung" bzw. "Mahnung" anzeigt, musst du die Rechnung händisch bearbeiten und den Rechnungskopf im Rechnungseditor von "Rechnung" auf  "Zahlungserinnerung" bzw. "Mahnung" ändern .
  • Du kannst die E-Mail-Nachricht der Zahlungserinnerung nicht als Vorlage speichern (diese Funktion wird zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar sein). Wenn du also die Mahnung, die du gesendet hast, im Auge behalten möchten oder nachprüfen möchtest welche Nachricht du in der E-Mail geschrieben haben, kannst eine Kopie an dich selbst senden. Aktiviere hierzu das entsprechende Feld unter dem Empfängerfeld.
  • Du kannst zudem Online-Zahlungen für deine Zahlungserinnerungen aktivieren. Hiermit machst du es deinem Kunden einfacher, dich direkt aus der Zahlungserinnungs-Mail heraus zu bezahlen.

 

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