Zunächst solltest du in Zervant nachsehen, ob die Rechnung erfolgreich versendet wurde. Dies kannst du überprüfen, indem du im Tab Rechnungen die Rechnung auswählst und rechts unten auf den Verlauf klickst. Leider wird aktuell noch nicht angezeigt, wenn etwas nach dem Versenden aus Zervant nicht funktioniert hat. Wir werden aber weiter an dieser Funktion arbeiten.
Das unten stehende Bild zeigt den gesamten Lieferprozess einer E-Rechnung mit allen Etappen von dir bis zu deinem Kunden.
Aus diesen Gründen kann etwas bei der Lieferung einer E-Rechnung schief gehen:
1. E-Rechnung oder XRechnung
Zunächst überprüfe bitte, ob der Rechnungsempfänger E-Rechnungen über das PEPPOL Netzwerk empfangen kann. In vielen Fällen werden vom Empfänger XRechnungen verlangt. Wie du mit Zervant XRechnungen verschickst, kannst du im folgenden Artikel nachlesen.
2. IBAN und Swift-Code
Bitte überprüfe unter Mein Konto -> Zahlungseinstellungen dass in beiden Feldern keine Leerzeichen verwendet wurden, im Besonderen am Ende der Einträge. Beachte bitte außerdem, dass die ersten zwei Buchstaben der IBAN immer groß geschrieben werden müssen. Falls nötig, kannst du hier alle Änderungen vornehmen und speichern. Dann kannst du die Rechnung erneut versenden, indem du sie auswählst, auf Bearbeiten klickst und sie dann noch einmal versendest. Wir werden diese Funktion zukünftig weiter verbessern um Probleme durch Leerzeichen zu vermeiden.
3. Formatierung
Bitte stelle sicher, dass die E-Rechnungsadresse deines Kunden richtig ist und du im Tab Kunden das richtige Format ausgewählt hast.
4. Zeichenanzahl
Aktuell ist der Firmenname deines Kunden auf 60 Zeichen begrenzt. Wenn du über dieses Limit gehst, kann die E-Rechnung nicht geliefert werden, da die Dienstleister keine Namen mit mehr als 60 Buchstaben unterstützen. Wir sind mit mehreren Partnern im Gespräch um dies zu verbessern und zukünftig auch längere Namen zuzulassen.
5. Unbekannte Gründe des E-Invoicing-Partners deines Kunden
Um dies zu vermeiden, solltest du die Anleitung deines Kunden möglichst genau befolgen und zum Beispiel überprüfen, ob alle auf der Rechnung benötigten Informationen vorhanden sind.
6. Routing
In den verschiedenen Etappen der Lieferung einer E-Rechnung muss die Routenführung zwischen dem Netzwerkbetreiber und der Software offen sein. Unter Routing versteht man dabei im Prinzip ein Satz von Regeln wie zum Beispiel das Format der E-Rechnung, das von allen beteiligten Parteien akzeptiert wird. Unser Partner für E-Invoicing Basware öffnet immer mehr neue Lieferrouten, wodurch Zervant zunehmend mehr E-Invoicing-Netzwerke unterstützt. Das Öffnen dieser neuen Kanäle kann jedoch unter Umständen dauern. Wenn du deine Rechnung also dringend versenden musst, empfehlen wir dir alternative Versandmethoden wie etwa E-Mail oder Post.
Wie bereits zu Beginn dieses Artikels erwähnt, werden Fehlermeldungen zu diesen Ursachen zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht im Verlauf im Tab Rechnungen angezeigt. Wenn du dir daher nicht sicher bist, ob deine E-Rechnung beim Empfänger angekommen ist, kannst du jederzeit unseren Kundensupport kontaktieren.