Rechnungsentwürfe
Du kannst Rechnungsentwürfe sowohl sooft bearbeiten wie du möchtest, als auch löschen. Bitte beachte, dass ein Entwurf nicht wiederhergestellt werden kann, sobald er gelöscht wurde. In diesem Artikel kannst du mehr über den Unterschied zwischen Rechnungsentwürfen und bestätigten Rechnungen lernen.
Bestätigte Rechnungen
Indem du eine Rechnung bestätigst, wird diese ein rechtlich verbindliches Dokument mit einer eigenen Rechnungsnummer. Falls du etwas in der Rechnung bearbeiten möchtest, markiere die Rechnung als Nicht Bezahlt, und klicke auf Bearbeiten oben rechts im Rechnungen Tab. Bitte beachte, dass sowohl der für die Rechnung gewählte Kunde, als auch die genutzte Rechnungsnummer nicht bearbeitet werden können.
Weiterhin kannst du Rechnungen ganz einfach löschen: Mehr -> Löschen. Aus buchhaltungstechnischen Gründen wird die Rechnung nicht gänzlich gelöscht, sie wird unter Gelöschte Rechnungen im Rechnungen Tab archiviert. Die vergebene Rechnungsnummer kann nicht wiederverwendet werden.
Nützliche Tipps zum Bearbeiten und Löschen von Rechnungen
- Falls du eine Rechnung als Bezahlt markiert hast, musst du denn Status auf Nicht bezahlt ändern, was dir erlaubt die Rechnung zu bearbeiten/löschen. Falls du schon für diese Rechnung bezahlt wurdest, solltest du stattdessen eine Gutschrift dafür erstellen.
- Gelöschte Rechnungen werden nicht in deinen Berichten aufgeführt, du kannst sie jedoch alle gleichzeitig in einer Datei unter Rechnungen -> Gelöschte Rechnungen herunterladen. Klicke hier auf die drei grau unterlegten Linien oberhalb der Rechnungsliste und wähle -> .csv/.xls
- Gutschrift einer Rechnung: Du kannst die Originalrechnung bei Bedarf bearbeiten, indem du den Zahlungsstatus zunächst auf Verschickt (nicht bezahlt) änderst. Bitte beachte, dass die Änderungen auf dieser Rechnung nicht in der Gutschrift berücksichtigt werden. Da es nicht möglich ist, die Gutschrift zu bearbeiten, kann das Ändern der Originalrechnung deine Berichte verfälschen. Wenn du eine Rechnung löscht für die du eine Gutschrift erstellt hast, wird auch die Gutschrift automatisch gelöscht.
- Falls du eine Rechnung irrtümlicherweise gelöscht hast, kannst du diese nicht wiederherstellen. Du kannst jedoch ganz einfach eine Kopie erstellen indem du die gelöschte Rechnung auswählst und danach auf -> Als neu kopieren klickst. Die kopierte Rechnung wird die nächste Nummer deiner gewählten Rechnungsnummernreihe tragen.
- Veränderungen an genehmigten Rechnungen werden gespeichert und du kannst alle vorherige Versionen einer Rechnung auf der Rechnungen Übersicht finden, indem du die Rechnung auswählst und auf der rechten Seite auf die Verlauf Übersicht klickst.