Rechnungsentwürfe
Du kannst Rechnungsentwürfe so oft bearbeiten wie du möchtest und löschen. Bitte beachte, dass ein Entwurf nicht wiederhergestellt werden kann, sobald er gelöscht wurde. In diesem Artikel erfährst du mehr über den Unterschied zwischen Rechnungsentwürfen und bestätigten Rechnungen.
Bestätigte Rechnungen
Indem du eine Rechnung bestätigst, wird diese ein rechtlich, verbindliches Dokument mit einer eigenen Rechnungsnummer. Falls du etwas in der Rechnung bearbeiten möchtest, ändere den Status der Rechnung zunächst auf Nicht Bezahlt und klicke dann auf der rechten Seite auf >Bearbeiten. Bitte beachte, dass sowohl der für die Rechnung ausgewählte Kunde, als auch die genutzte Rechnungsnummer nicht bearbeitet werden können.
Weiterhin kannst du Rechnungen ganz einfach "löschen": Wähle die Rechnung aus und klicke auf der rechten Seite auf >Mehr >Löschen. Aus rechtlichen Gründen darf eine Rechnung nicht gelöscht werden, daher ist es technisch gesehen kein "Löschen"; verstehe es lieber als "Stornieren" der Rechnung. Alle "gelöschten" Rechnungen werden im Tab >Rechnungen unter >Mehr >Gelöschte Rechnungen archiviert. Die vergebene Rechnungsnummer kann nicht wiederverwendet werden.
Nützliche Tipps zum Bearbeiten und Löschen von Rechnungen
- Falls du eine Rechnung als Bezahlt markiert hast, musst du den Status auf Nicht bezahlt ändern, damit du die Rechnung bearbeiten/löschen kannst. Falls du schon für diese Rechnung bezahlt wurdest, solltest du stattdessen eine Gutschrift dafür erstellen.
- Falls du eine Rechnung irrtümlicherweise gelöscht hast, kannst du diese NICHT wiederherstellen. Du kannst jedoch ganz einfach eine Kopie erstellen, indem du die gelöschte Rechnung auswählst und danach auf >Als neu kopieren klickst. Die kopierte Rechnung wird die nächste Nummer deiner gewählten Rechnungsnummernreihe tragen.
- Gelöschte Rechnungen werden nicht in deinen Berichten aufgeführt, du findest sie aber alle unter >Rechnungen >Mehr >Gelöschte Rechnungen. Klicke in der Ansicht auf die drei parallelen Linien, um alle gelöschten Rechnungen >im .csv-Format herunterzuladen.
- Gutschrift einer Rechnung: Du kannst die Originalrechnung bei Bedarf bearbeiten, indem du den Zahlungsstatus zunächst auf Verschickt (nicht bezahlt) änderst. Bitte beachte, dass die Änderungen auf dieser Rechnung nicht in der Gutschrift berücksichtigt werden. Da es nicht möglich ist, die Gutschrift zu bearbeiten, kann das Ändern der Originalrechnung deine Berichte verfälschen. Wenn du eine Rechnung löscht für die du eine Gutschrift erstellt hast, wird auch die Gutschrift automatisch gelöscht.
- Veränderungen an genehmigten Rechnungen werden gespeichert und du kannst alle vorherigen Versionen einer Rechnung auf der rechten Seite im Verlauf der ausgewählten Rechnung wiederfinden.