Du hast wahrscheinlich schon gesehen, dass du Rechnungen und Angebote bestätigen musst bevor du diese versenden kannst. Dies ist notwendig, damit du mit Zervant rechtlich einwandfreie Dokumente erstellen und versenden kannst. Um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten, müssen alle Versionen einer Rechnung, die du an deinen Kunden gesendet hast, aufgezeichnet werden. Somit hast du, selbst wenn du eine Rechnung mehrere Male bearbeitest und erneut sendest, jede Version der Rechnung verfügbar und bleibst somit rechtlich konform.
Bitte beachte den Unterschied zwischen Entwürfen und bestätigten Dokumenten:
Entwurf
Entwürfe können bearbeitet und gelöscht werden.
Bearbeiten: Wenn du Firmen- oder Zahlungsinformationen zu einem Dokument hinzufügen möchtest, speichere zunächst den Entwurf ab, gehe in >Mein Konto und ergänze die Informationen.
Bestätigen und senden: Wenn dein Entwurf fertig zum Versenden ist, klicke einfach auf >Bestätigen und senden.
Bestätigen und senden: Wenn dein Entwurf fertig zum Versenden ist, klicke einfach auf >Bestätigen und senden.
Löschen: Wenn du den Entwurf löschen willst, klicke auf >Löschen während du im Reiter Rechnungen bist. Bitte beachte, dass ein gelöschter Entwurf nicht wiederhergestellt werden kann.
Bestätigtes Dokument
Wenn du eine Rechnung oder ein Angebot erstellt, kannst du es direkt bestätigen, ohne es zuvor als Entwurf zu speichern. Wenn du im Editor auf >Vorschau klickst, kannst du dein Dokument vor der Bestätigung überprüfen. Klicke dann auf >Bestätigen und senden und wähle aus dem Drop-Down-Menü deine gewünschte Zustellung der Rechnung aus:
Per E-Mail: Sobald das Dokument an deinen Kunden geschickt werden kann, >Per E-Mail aus.
PDF herunterladen: Du kannst >PDF herunterladen auswählen, um das Dokument zu bestätigen und als PDF auf deinem Computer zu speichern.
XRechnung: Auch in der kostenfreien Version kannst du bereits XRechnungen erstellen, versenden oder herunterladen. Klicke hier, um mehr über XRechnungen zu erfahren.
Wir bieten auch Premium-Versandoptionen an: sende die Rechnung per Post oder als e-Rechnung.
Alle Optionen finalisieren das Dokument in einer rechtlich einwandfreien Form.
Sobald eine Rechnung bestätigt wird, erhält die Rechnung automatisch die nächste Rechnungsnummer entsprechend deiner Rechnungsnummerierung. Diese Rechnungsnummer wird für die bestätigte Rechnung verwendet und kann nicht erneut verwendet werden.
Falls du eine bestätigte Rechnung bearbeitest, werden alle Änderungen in der Übersicht >Verlauf archiviert und dokumentiert.